ООО Хэнань Кайноли Фармацевтическая Компания Животных
дом 2, Промышленная зона Танхэ, Хэнань
ООО Хэнань Кайноли Фармацевтическая Компания Животных
дом 2, Промышленная зона Танхэ, Хэнань
Когда говорят про учет ветеринарных препаратов в 1С, многие сразу представляют себе стандартные справочники номенклатуры и типовые документы прихода-расхода. Но на практике, особенно когда работаешь с такими специфичными позициями, как оральные жидкости на основе трав, всё упирается в детали, которые в типовых конфигурациях часто упускаются. Основная ошибка — считать, что раз препарат ветеринарный, то его можно учитывать так же, как и любой другой товар. А потом сталкиваешься с тем, что сроки годности, серии, требования к хранению (температура, свет) и, что критично, остатки в открытой упаковке — всё это либо не помещается в стандартные поля, либо требует таких доработок, что проще вести параллельный учет в Excel. Но это тупик.
Возьмем, к примеру, препараты вроде оральной жидкости Шуанхуанлянь. Это не просто бутылка с жидкостью. Для корректного учета нужно закладывать в систему не только торговое название, но и код производителя, номер регистрационного удостоверения (что обязательно для ветеринарии), состав и форму выпуска. В 1С это обычно делается через реквизиты номенклатуры или отдельные справочники. Но часто забывают про единицы измерения: препарат может поставляться в ящиках, учитываться в штуках (флаконах), а списываться в миллилитрах, если он идет в работу и флакон вскрыт. Если этого не предусмотреть на старте, потом возникают огромные расхождения между учетными остатками и фактическим наличием в аптечке.
Еще один нюанс — привязка к конкретным животным или группам. В идеале, списание препарата должно быть связано с историей болезни или хотя бы с группой животных (свиньи на откорме, птица родительского стада). В типовых решениях для торгового учета этого нет. Приходится либо использовать механизм субконто в бухгалтерских счетах, что не всегда удобно для ветврача, либо создавать отдельные документы ?Назначение лечения?. Мы в свое время пробовали адаптировать под это документ ?Требование-накладная?, но он не сохранял историю назначений. Пришлось делать небольшую доработку через внешнюю обработку.
И конечно, серийный учет и контроль сроков. Это святое. Для ветеринарных препаратов просрочка — это не просто финансовые потери, это прямая угроза. Автоматическое списание по FIFO или LIFO должно работать безупречно. Но здесь часто возникает проблема с партионным учетом, если препараты приходят смешанными партиями в одной поставке. Система должна позволять разносить одну накладную на несколько серий с разными сроками годности. Если конфигурация этого не позволяет ?из коробки?, нужно сразу закладывать доработку. Иначе инвентаризация превращается в кошмар.
Когда компания, как ООО Хэнань Кайноли Фармацевтическая Компания Животных, является не просто дистрибьютором, а производителем, цепочка учета усложняется. У них ведь есть собственная база по выращиванию китайских лекарственных трав и инженерно-технический исследовательский центр. Это значит, что в 1С должна быть выстроена связка от учета сырья (тех самых трав) через производственные операции до выпуска готовой оральной жидкости. В конфигурациях для производства это есть, но ветеринарный аспект добавляет свои требования.
Например, контроль качества сырья. Каждая партия трав должна иметь документы, подтверждающие ее безопасность и соответствие. В системе эти данные должны быть привязаны к конкретной производственной партии готового препарата. Это нужно для прослеживаемости. Если вдруг возникает рекламация по готовому продукту, мы должны быстро определить, из какого сырья он был произведен. В типовых сценариях 1С:УПП или 1С:ERP это реализуется через спецификации и паспорта на материалы, но настройка — дело тонкое. Мы как-то столкнулись с ситуацией, когда из-за неправильно настроенного списания сырья по нормам, в системе образовались ?виртуальные? остатки трав, которых на складе уже не было.
Еще момент — учет возвратов и брака. Для ветеринарных препаратов это особая процедура. Возвращенный препарат, особенно вскрытый, часто нельзя просто принять обратно на склад и снова продать. Его нужно утилизировать. В системе должен быть четкий регламент документооборота на такие случаи: акт о браке, списание с указанием причины, возможно, отдельный склад для таких позиций. Если этого нет, бухгалтерский и налоговый учет начинает давать сбои.
Самая большая головная боль после настройки учета — это получение нужных отчетов. Руководству нужны сводки по оборачиваемости, рентабельности, спросу. Ветврачам — остатки по конкретным препаратам, сроки годности, история применения. Контролирующим органам — документы по движению рецептурных препаратов. И все это должно ?выжиматься? из одной системы.
Часто встроенных отчетов не хватает. Приходится создавать свои. Например, отчет ?Аптечка ветучастка? с актуальными остатками, сгруппированными по группам препаратов (антибиотики, антисептики, витамины). Или отчет по расходу препаратов в разрезе заболеваний — чтобы понять, против чего чаще всего применялся тот же Шуанхуанлянь. Для построения таких аналитических отчетов критически важно, как изначально были настроены справочники и по каким разрезам ведется учет. Если изначально не заложили аналитику ?Заболевание? или ?Группа животных?, потом отчет не построишь.
Личный опыт: мы долго мучились с отчетом по сезонному спросу. Хотели прогнозировать закупки. Оказалось, что в документах спроса не было привязки к периоду года или температуре в помещениях. Пришлось вводить дополнительный реквизит для документов — ?Цель применения (профилактика/лечение, сезонный фактор)?. Только после этого анализ стал иметь смысл.
Первая и главная ошибка — пытаться обойтись ?коробочной? конфигурацией 1С:Бухгалтерия или 1С:УТ для полноценного учета ветеринарных препаратов. Это возможно только для очень мелких хозяйств. Уже на этапе обсуждения нужно привлекать не только бухгалтера и IT-специалиста, но и главного ветврача, заведующего складом. Их требования к функционалу будут кардинально разными.
Вторая ошибка — экономия на доработках. Часто кажется, что какую-то операцию можно выполнить в обход системы или записать ?вручную? в комментарии. Это мина замедленного действия. Через полгода таких ?ручных? записей накопится столько, что разобраться в реальных остатках будет невозможно. Лучше сразу заложить бюджет и время на необходимые доработки, даже если это просто новые поля в документах или дополнительные печатные формы.
Третье — игнорирование мобильности. Ветеринарный врач часто работает не в кабинете за компьютером, а в цеху или на выезде. Ему нужен доступ к остаткам препаратов и возможность быстро оформить списание со смартфона или планшета. Если система не имеет веб- или мобильного интерфейса, ее полезность резко падает. Стоит рассмотреть варианты с тонким клиентом или специализированными мобильными приложениями, интегрированными с 1С.
Сейчас много говорят про IoT и автоматизацию. В контексте учета ветеринарных препаратов это могло бы быть, например, автоматическое считывание данных с термометров холодильников, где хранятся препараты. Если температура вышла за допустимый диапазон, система автоматически ставила бы отметку о возможной порче этой партии и блокировала ее к списанию. Пока что такое реализуется только через сложные интеграции стороннего оборудования.
Еще одна полезная функция — интеграция с государственными системами учета рецептурных препаратов. Требования постоянно ужесточаются, и скоро ручной ввод данных в несколько систем может стать неподъемной задачей. Хорошо, если бы 1С могла автоматически формировать и отправлять необходимые сведения в надзорные органы в утвержденном формате.
И наконец, более умная аналитика. Не просто ?что потратили?, а прогнозная аналитика. На основе данных о заболеваемости, сезоне, планах по поголовью система могла бы предлагать оптимальный план закупок препаратов, предотвращая как их нехватку, так и залеживание на складе. Для такого производителя, как ООО Хэнань Кайноли, который специализируется на конкретных продуктах, это могло бы быть полезно и для анализа эффективности применения их препаратов в разных хозяйствах, для сбора обратной связи. Но это уже следующий уровень, когда система учета превращается в инструмент для принятия стратегических решений.
В итоге, учет ветеринарных препаратов в 1С — это не простая задача ?включить и работать?. Это постоянный процесс настройки, доработки и адаптации системы под реальные, часто неидеальные, бизнес-процессы. Ключ к успеху — не гнаться за идеальной картинкой на старте, а четко понимать, какие данные критически важны для каждого участника процесса, и выстраивать систему вокруг этих данных. И всегда оставлять возможность для изменений, потому что законодательство и практика работы меняются постоянно.
