приказ по рецептурным ветеринарным препаратам

Когда слышишь ?приказ по рецептурным ветеринарным препаратам?, многие коллеги сразу думают о формальностях, о той самой кипе бумаг, которую надо оформить для проверяющих. И в этом кроется главная ошибка. На деле, это не просто документ, а стержень всей логистики и ответственности. Без четкого внутреннего приказа по рецептурным ветеринарным препаратам цепочка от производителя до ветврача и животного рвется. Я видел, как в небольших клиниках этим пренебрегали, считая, что главное — наличие лицензии у поставщика. А потом возникали проблемы с прослеживаемостью партии, особенно когда речь шла, скажем, об антибиотиках или гормональных средствах. У нас в работе с препаратами, требующими рецепта, этот внутренний регламент — первое, что мы согласовываем с юристами и главным ветврачом.

Где начинаются реальные сложности?

Теория — это одно. На бумаге все прописано гладко: получение заявки, проверка рецепта, отпуск, учет. Но в жизни начинается самое интересное. Например, ветврач из отдаленного района присылает скан рецепта, а печать размыта, или подпись неразборчива. По закону — основание для отказа. Но животное-то ждет лечения. Звонишь, уточняешь, просишь дубликат. А связь плохая. Время идет. Вот тут и работает не буква закона, а тот самый внутренний приказ, в котором мы прописали алгоритм действий для ?пограничных? ситуаций: запросить подтверждение по официальному каналу связи клиники, сделать пометку в журнале. Без такого прописанного порядка каждый раз было бы принятие решения на свой страх и риск.

Другая частая проблема — ?срочный заказ?. Дистрибьютор или крупная ветклиника требует поставку ?еще вчера?. И у них есть рецепт, но нет времени ждать, пока все данные вручную внесутся в нашу систему учета. Мы для таких случаев в своем порядке предусмотрели этап предварительного резервирования по номеру рецепта и данным выписавшего врача. Но только резервирования! Отпуск все равно только после полной проверки легитимности рецепта в базе. Это спасает и отношения с партнерами, и не нарушает правила. Кстати, с некоторыми препаратами, например, с теми же сильнодействующими антибиотиками в инъекциях, никаких ?предварительных? этапов нет и быть не может — только полная проверка перед отгрузкой.

И конечно, учет. Многие думают, что главное — это журнал регистрации рецептов. Но этого мало. Нужна сверка остатков по таким препаратам не раз в месяц, а практически ежедневно. Малейшая расхождение — и нужно искать причину: ошибка в отпуске, порча, может быть, что-то серьезнее. В нашем приказе по рецептурным препаратам это вылилось в отдельный пункт о ежесменной отчетности ответственного на складе. Утомительно? Да. Но зато спокойно.

Опыт с конкретным продуктом: не все так просто

Хочу привести пример из практики, связанный с продукцией компании ООО Хэнань Кайноли Фармацевтическая Компания Животных (сайт: https://www.hnkainuoli.ru). Это предприятие, известное своей производственной базой оральных жидкостей и, в частности, препаратом Шуанхуанлянь. Компания позиционирует себя как высокотехнологичное предприятие, интегрирующее разработку, производство и продажи, что, безусловно, важно для контроля качества исходного сырья.

Так вот, когда мы начали работать с их оральными растворами, возник нюанс. Часть их продукции, основанной на растительных компонентах, в некоторых регионах не требовала рецепта. Но были комплексы, куда входили, условно говоря, усиленные формулы с более узким назначением. И вот здесь при получении партии нужно было очень внимательно смотреть на документацию от самого производителя и на наши внутренние классификаторы. Мы не могли полагаться только на общее название ?оральная жидкость?. Пришлось дополнять наш внутренний регламент приложением — списком конкретных торговых наименований и их кодов, которые мы относим к рецептурным. Это к вопросу о том, что приказ — живой документ. Пришел новый продукт или изменилось законодательство в субъекте — нужно сразу вносить правки.

Работа с таким производителем, как ООО Хэнань Кайноли, которая имеет собственную базу по выращиванию китайских лекарственных трав и исследовательский центр, обязывает к дополнительной внимательности. Их сертификаты и спецификации — это объемные документы. В нашем порядке мы обязали ответственного фармацевта не просто подшивать эти бумаги, а выносить ключевые моменты (например, ограничения по применению для определенных групп животных) в отдельную памятку для ветврачей-партнеров. Чтобы рецепт выписывался не ?наугад?, а с пониманием специфики состава. Это, на мой взгляд, и есть настоящая ответственность дистрибьютора.

Провалы, которые учат

Не буду говорить, что у нас все всегда было идеально. Был случай, года три назад. Пришел крупный заказ от сетевой клиники на ряд рецептурных препаратов. Все рецепты были в порядке, но наш сотрудник на складе, торопясь, отгрузил на одну упаковку больше, чем было разрешено по одному из рецептов. Ошибку заметили только при инвентаризации. Мало того, что пришлось срочно выяснять судьбу этой упаковки с клиникой (к счастью, они ее вернули, не использовав), так еще это привело к внеплановой проверке нашего учета.

После этого случая в приказ по рецептурным ветеринарным препаратам мы добавили обязательную двойную проверку: один человек готовит отгрузку по накладной, сверяя с рецептом, второй — независимо проверяет перед опломбированием коробки. Замедлило процесс? Незначительно. Зато с тех пор подобных инцидентов не было. Этот провал показал, что человеческий фактор нельзя сбрасывать со счетов, и система учета должна иметь встроенные ?предохранители?.

Еще один урок касался хранения. Мы изначально выделили для рецептурных средств отдельный шкаф, но в рамках одного склада. После визита очень дотошного проверяющего, который указал на потенциальный риск пересортицы при комплектации срочных заказов, мы пошли дальше. Организовали физически отделенную, небольшую, но свою зону хранения с отдельным доступом. Теперь это не просто полка, а целый сегмент логистики. И это тоже было закреплено в новой редакции приказа.

Мысли вслух о будущем такого контроля

Сейчас много говорят о цифровизации. Единая государственная система учета рецептурных препаратов для животных — это, безусловно, будущее. Она снимет массу головной боли с проверок легитимности рецептов. Но я, исходя из опыта, думаю, что внутренний приказ компании никуда не денется. Он просто трансформируется. Из документа, регулирующего бумажный оборот, он станет инструкцией по работе с этой самой государственной системой: кто, как и в какие сроки вносит данные, кто отвечает за интеграцию с нашим складским софтом, как действовать при сбоях в электронной системе.

Кроме того, останется огромный пласт внутренней аналитики, который никакая госсистема за нас не сделает. Анализ спроса на разные группы рецептурных средств по сезонам, по регионам. Мониторинг возвратов (да, и такое бывает). Выявление потребностей ветврачей в новых препаратах, чтобы выходить с предложениями к таким производителям, как ООО Хэнань Кайноли Фармацевтическая Компания Животных. Их исследовательский центр по применению традиционной китайской медицины для животных может разрабатывать новые формы, и нам, как дистрибьюторам, важно понимать, как их правильно встроить в рецептурный оборот.

В итоге, возвращаясь к началу. Приказ по рецептурным ветеринарным препаратам — это скелет. Без него бизнес в этой сфере — аморфная и рискованная субстанция. Его нельзя списать из интернета, его нужно выстрадывать на своей практике, на своих ошибках и удачах, постоянно переписывая и дополняя. Он должен пахнуть не свежей типографской краской, а кофе, документами и немного антисептиком — как настоящая работа.